Automatyczne rozliczenie Klientów dla biur rachunkowych jest dodatkiem do oprogramowania enova365, który poszerza możliwości programu o 3 dodatkowe funkcjonalności w zakresie rozliczania Klientów. Generuje dokumenty w formacie PDF, dodaje faktury do Ewidencji Dokumentów
oraz generuje wiadomości mailowe. Automatyczne rozliczenie Klientów dla biur rachunkowych jest dodatkiem kompleksowym, a jego implementacja pozwala poszerzyć zakres funkcjonalności oprogramowania także o możliwość automatycznego aktualizowania faktur. Funkcjonalność ta znacząco skróci czas pracy oraz wpłynie pozytywnie na efektywność pracowników.

Wymagania

Warunki prawidłowego działania dodatku
Aby dodatek „Automatyczne rozliczenie Klientów dla biur rachunkowych” działał w sposób prawidłowy i efektywny, środowisko, w którym zostanie wdrożony, musi spełniać poniższe wymagania:

• posiadany jest moduł Handel bądź moduł Faktury co najmniej w wersji złotej;
• uruchomiona jest funkcjonalność umów cyklicznych;
• posiadany jest dodatek „Praca na wielu bazach”;
• podłączona jest dokładnie jedna baza danego Klienta;
• cechy domyślne zawarte w dodatku muszą być prawidłowo zaimportowane (opcjonalnie: cechy utworzone wcześniej w bazie Klienta należy odpowiednio skonfigurować);
• cechy domyślne zawarte w dodatku bądź cechy utworzone wcześniej w bazie Klienta muszą być prawidłowo uzupełniane;
• na kartotece Kontrahenta muszą być uzupełniane daty dostarczenia dokumentów.

Opis działania

Funkcjonalność generowania dokumentów w formacie PDF weryfikuje formę opodatkowania podaną na właścicielu w kadrach. Dla podatku liniowego generuje deklarację PIT-5L i KPiR za dany okres. Dla skali generuje dokument PIT-5 oraz KPiR, natomiast dla ryczałtu- PPE i Ewidencje Przychodów. Dla każdej z tych form opodatkowania dodatek generuje wydruk rozliczanej faktury.

Mechanizm dodania faktury do Ewidencji Dokumentów jako zakup wprowadza taką fakturę z wartościami faktury bieżącej. Oznacza to, że dokument tej faktury, która jest rozliczana, wrzucany jest do Ewidencji Dokumentów Klienta automatycznie.

Generowanie wiadomości mailowej obejmuje uzupełnienie tematu, adresata i treści takiej wiadomości. W treści listowane są zaliczki na podatek dochodowy, deklaracje ZUS, VAT, PIT-4. Dodatkowo możliwe jest także wysłanie takiej wiadomości włącznie ze wszystkimi załącznikami bezpośrednio z programu enova365. Element ten wymaga jednak posiadania licencji na moduł CRM.

Automatyczne aktualizowanie faktur może odbywać się masowo dla wielu faktur bądź dla tylko jednego dokumentu. Na podstawie parametrów ustalonych w umowie cyklicznej dodatek wylicza wartość danej faktury. Do jego istotnych funkcji należą:

• dodanie do faktury pozycji usługi rachunkowej z ceną z cechy na umowie;
• dodanie do faktury pozycji usługi kadrowej z ceną wyliczoną na podstawie danych zawartych w bazie Klienta oraz cech zawartych w umowie;
• dodanie do faktury pozycji z karą za przekroczenie ustalonych w umowie miesięcznych ilości dokumentów (wliczając tę określoną fakturę, na której dokonywana jest aktualizacja);
• dodanie do faktury pozycji kary za nieterminowe dostarczenie dokumentów w zależności od przekroczonego progu dni ustalonych w umowie;
• ustawienie terminu płatności faktury na 7 dni od dnia dzisiejszego;
• operator ma możliwość oznaczenia w umowie, że dana faktura nie wlicza się do maksymalnej ilości dokumentów i nie ma dla niej naliczanej kary za dokument nadmiarowy.

Funkcjonalność

Funkcjonalność dodatku
Dodatek „Automatyczne rozliczenie Klientów dla biur rachunkowych” umożliwia wykonywanie rozliczeń w sposób
automatyczny, co odbywa się z zastosowaniem 3 głównych mechanizmów:

• generowanie dokumentów w formacie PDF;
• dodawanie faktury do Ewidencji Dokumentów w bazie Klienta;
• generowanie wiadomości mailowej;
• automatyczne aktualizowanie faktur.