Kopie zapasowe w firmie – skuteczna ochrona przed utratą danych

Żyjemy w samym środku cyfrowej rewolucji. Każdego dnia na całym świecie przetwarzane są niewyobrażalne ilości danych w niematerialnej postaci. Bez dostępu do komputera i Internetu praktycznie nie da się już prowadzić firmy. Niesie to za sobą jednak spore zagrożenie – nagła utrata danych może narazić przedsiębiorstwo na poważne straty finansowe, a nawet całkowicie uniemożliwić mu dalsze funkcjonowanie. Dlatego niezmiernie istotne jest zadbanie o odpowiednie zabezpieczenie danych. Główną rolę odgrywają tutaj kopie zapasowe, które powinny być bezwzględnie wykonywane w każdej firmie.

Utrata danych – szukanie winnych

Backup danych w firmie ma umożliwić bezproblemowe przywrócenie danych w razie ich utraty. Możemy wyróżnić trzy główne przyczyny straty cennych informacji przechowywanych w przedsiębiorstwie. Pierwszą jest błąd lub nieuwaga człowieka. Większość z nas zna z pewnością z własnego doświadczenia sytuację, w której przez pomyłkę zamykamy dokument pisany w Wordzie bez wcześniejszego zapisania… Jeżeli przeniesiemy tego typu sytuacje (niezapisane pliki, omyłkowo usunięte dane, błędnie napisana komenda itp.) na grunt biznesowy, sytuacja robi się bardzo poważna i może narazić firmę na straty. Błędy ludzkie są praktycznie nie do wyeliminowania, co tylko potwierdza konieczność wykonywania kopii zapasowych.
Drugą przyczynę utraty danych stanowią awarie sprzętu i oprogramowania. Mimo starań tysięcy programistów żaden system operacyjny i żaden program nie jest w 100% niezawodny. Zawieszenie podczas pracy, przymusowy restart lub całkowity brak dostępu mogą pozbawić nas efektów pracy. Jeszcze bardziej niebezpieczne są awarie sprzętowe, które mogą pozbawić nas wszystkich przechowywanych w firmie danych. Nic nie jest wieczne – nie powinniśmy zakładać, że nieustannie pracujące dyski twarde i serwery nigdy nas nie zawiodą.
Przy okazji omawiania przyczyn utraty danych nie można zapomnieć o naruszeniach bezpieczeństwa z zewnątrz. Mowa tutaj zarówno o wirusach i innym szkodliwym oprogramowaniu, które może spowodować usunięcie danych lub brak dostępu do komputera (ransomware), jak i o atakach cyberprzestępców wymierzonych w duże firmy. Oprogramowanie antywirusowe nie zawsze będzie w stanie zneutralizować zagrożenie odpowiednio wcześnie, by zapobiec utracie niektórych plików.

Gdzie trzymać kopie zapasowe?

Sposobów na wykonanie backupu danych w firmie jest wiele i w dużej mierze zależą one od wielkości przedsiębiorstwa, przeznaczonego budżetu oraz konkretnych potrzeb dotyczących zabezpieczenia danych. Przede wszystkim należy rozróżnić tutaj samodzielne wykonywanie kopii wybranych plików od automatycznego systemu backupu wszystkich firmowych danych. W przypadku regularnie zapisywanych kopii warto również wybrać odpowiedni dla nas rodzaj backupu. Dane mogą być bowiem zapisywane 1:1 (pełna kopia) lub tylko w przypadku zmiany w plikach (kopia różnicowa lub przyrostowa).
Najbardziej podstawowym sposobem jest przechowywanie kopii na nośnikach zewnętrznych (pendrive, płyta CD/DVD, dysk zewnętrzny). Jest to bardzo proste i tanie rozwiązanie, które służy głównie do doraźnego wykonywania kopii wybranych danych.
Lokalny backup danych z wykorzystaniem dysku sieciowego to już nieco bardziej zaawansowane rozwiązanie, w którym można wykorzystywać oprogramowanie do backupu, które automatycznie będzie wykonywało kopie danych według zadanych parametrów.
Usługi oparte o przetwarzanie w chmurze (ang. cloud computing) oferują sporą elastyczność i są coraz popularniejsze wśród przedsiębiorców na całym świecie. Główną zaletą takich rozwiązań są niższe koszty (w porównaniu z zakupem i utrzymywaniem profesjonalnej infrastruktury) oraz łatwy dostęp do danych z dowolnego miejsca. Po profesjonalne systemu backupu oparte o własne serwery i całą infrastrukturę bazy danych sięgają największe przedsiębiorstwa.

3,2,1,… backup

Przy planowaniu systemu kopii zapasowych w firmie należy umiejętnie zrównoważyć potrzeby przedsiębiorstwa z możliwościami finansowymi. Przed wdrożeniem któregokolwiek rozwiązania warto zastanowić się, jakie dane powinny być bezwzględnie zabezpieczone przed utratą.
Projektowanie firmowego backupu danych warto przeprowadzić w oparciu o tzw. regułę 3-2-1. To zestaw uniwersalnych zasad, które zapewnią wysoki poziom bezpieczeństwa. W dużym skrócie chodzi o to, by zawsze mieć trzy kopie danych, używać dwóch różnych technologii oraz przechowywać jedną kopię poza firmą.
Trzy backupy oparte na dwóch różnych rozwiązaniach (np. lokalna kopia + dysk w chmurze) pozwalają znacząco zminimalizować prawdopodobieństwo utraty danych. Jeżeli do tego jedną z kopii (np. ze szczególnie wrażliwymi informacjami) będziemy przechowywali w bezpiecznym miejscu poza firmą, zabezpieczymy się przed skutkami włamania czy pożaru.

Wykonywanie kopii zapasowych danych należy uznać za obowiązek przedsiębiorców. W dzisiejszym cyfrowym świecie jest to niezbędne, by zachować ciągłość działania i uchronić się przed poważnymi i kosztownymi skutkami utraty danych.

Źródła:

www.polskatimes.pl/strefa-biznesu/wiadomosci/a/sredni-przedsiebiorcy-stawiaja-na-chmure,13001632/

clutch.co/cloud/resources/cloud-backup-survey-opinions-and-usage

www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS43196617

www.komputerswiat.pl/artykuly/redakcyjne/2016/11/wszystko-o-backupie.aspx